Medlemssystem – manual för FUB:s styrelser

Mysoft -Regional medlemsservice

Användarhandledning för förtroendevalda i FUB:s lokalföreningar och länsförbund

Inloggning

Du kan logga in genom att klicka här eller på Mina sidor längst upp på webbplatsen.

Användarnamn
I rutan användarnamn skriver du ditt personnummer. Personnumret ska skrivas i formatet ååmmddnnnn.

Lösenord
Första gången du loggar in klickar du på knappen glömt lösenord och skriver din e-postadress så får du ett lösenord på mejlen. Får du ett felmeddelande att användaren inte finns betyder det att vi inte har din e-postadress eller ditt personnummer i systemet. Skicka då ett mejl till fub@fub.se med ditt medlemsnummer, personnummer och din e-postadress så skickar vi ett nytt lösenord till dig.

Bild Logga in

Glömt lösenord
Har du glömt ditt lösenord klickar du på knappen glömt lösenord och skriver din e-postadress så får du ett lösenord på mejlen. Får du ett felmeddelande att användaren inte finns betyder det att vi inte har din e-postadress eller ditt personnummer i systemet. Skicka då ett mejl till fub@fub.se med ditt medlemsnummer, personnummer och din e-postadress så skickar vi ett nytt lösenord till dig.


Här kan du se en film om Mysoft RMS. Klicka på fyrkanten längst ned till höger i videon för att visa den i helskärm.

Mysoft -Regional medlemsservice

I Mysofts regionala medlemsservice (RMS) har du som förtroendevald åtkomst till medlemmarna i din förening. Har du ett uppdrag i ett länsförbund ser du medlemmarna i länets föreningar.

Vad man kan göra i Mysoft RMS styrs av behörigheter.

Alla styrelseledamöter, anställda och medlemsregisteransvariga kan se medlemmarna i sin egen lokalförening. De kan även ändra vissa uppgifter samt skriva ut listor och rapporter.

Alla medlemmar kan se sina egna uppgifter och har möjlighet att ändra vissa egna uppgifter genom att logga in på ”Mina sidor”.

Har du flera uppdrag/behörigheter får du välja vilken roll du vill använda när du loggar in. Du kan när som helst ändra roll i menyn.

Med Mysoft RMS är du inte låst till att bara använda webbläsaren på din dator. Du kan även komma åt systemet via din telefon eller surfplatta. I den här handboken kommer vi dock att utgå från att du sitter vid din dator.

Personuppgiftspolicy

Som förtroendevald ansvarar du för att din hantering av personuppgifter inte strider mot Dataskyddsförordningen (GDPR) och sker i enlighet med FUB:s personuppgiftspolicy.

Här kan du läsa mer om GDPR

Här hittar du FUB:s personuppgiftspolicy

 

Ny medlem

Använd formuläret på hemsidan för att lägga till medlemmar i systemet.

Blankett för autogiroanmälan finns här

 

Startsidans uppbyggnad och funktioner

När du har loggat in i medlemsystemet som förtroendevald kommer du till din förening/länsförbunds startsida.

Bild RMS

Vi rekommenderar att du byter lösenord första gången du loggar in. För att byta lösenord klickar du på ditt namn uppe till höger och väljer Ändra lösenord i dropdown-listan.

Här kan du även byta roll om du har fler uppdrag/behörigheter.

Ändra roll

 

Har du behörigheter att se fler föreningar, t.ex. om du har behörighet på länsnivå, kan du byta förening genom att klicka på den valda föreningens namn uppe till höger på sidan och sedan välja förening.

Byt förening

 

Genom att klicka på länkarna överst till vänster i fönstret kan du växla mellan mina sidor och din förening eller länsförbund. (Här kan du läsa om hur du använder mina sidor).

växla sidor

Organisation

I fönstret Organisation visas kontaktinformation för vald förening/förbund.

Klicka på pennan uppe till höger i rutan Organisation för att redigera kontaktinformationen.

Organisation

Medlemmar

Överst i rutan Medlemmar visas medlemsstatistik för den organisationsnivå du har valt, plus underliggande nivåer.

Nya medlemmar, utträdda, inflyttade och utflyttade visar förändringen mot föregående månad. Klicka på rubrikerna för att se vilka personer som statistiken avser. Utflyttade avser medlemmar som har bytt förening. Då du bara kan se din förenings medlemmar visas ingen lista utan bara en siffra.

Knappen Statistik leder till en undersida där du kan se statistik månadsvis.

Knappen Obetalda medlemsavgifter listar medlemmar som ännu inte betalat medlemsavgiften.

Du kan hämta en rapport över inkomna medlemsavgifter föregående år genom att klicka på knappen Betalda medlemmar föregående år. Rapporten innehåller även delbetalningar och förskottsbetalningar. Det innebär att dessa medlemmar listas flera gånger i rapporten. Förskottsbetalningar används normalt som betalning för nästa års medlemsavgift.

Medlemmar

 

Snabbsökning

För att söka efter medlemmar, klickar du på förstoringsglaset uppe till höger i rutan Medlemmar.

Du har nu möjlighet att göra antingen fritextsök på namn, personnummer, medlemsnummer eller e-postadress. Det finns också ett antal fördefinierade sökningar som du hittar under ”Snabbsök”.

sök

 

Utökad sökning

I sökrutan finns ett kugghjul längst uppe till höger. Kugghjulet öppnar en utökad sökbild, med möjlighet att söka på fler värden än i snabbsökningen. Du kan också kombinera flera sökkriterier. Ange dina sökkriterier och klicka på ”Sök”.

utökad sökning

Några exempel på sökningar du kan göra:

  • Söka aktiva huvudmedlemmar som har betalat medlemsavgiften. Markera Huvudmedlem i rutan medlemskategori, välj status Aktiv och välj sedan innevarande år i rutan betalt t.o.m. exempelvis 2020-01-01—2020-12-31 för medlemskap under 2020.
  • Utträdda medlemmar under ett visst intervall. Välj upphört i statusfältet och ett intervall i utträdesdatum.
  • Söka nya medlemmar under ett visst intervall för att till exempel skicka välkomstbrev. Skriv ett intervall i rutan inträdesdatum.

Klicka på knappen nollställ när du vill göra en ny sökning.

Excellista

När du sökt fram personerna som du vill få med i listan väljer du medlemslista eller utträdda medlemmar i dropdownlistan ”Välj excel” uppe till höger i sökresultatet. Klicka sedan på
excel-ikonen

Adressetiketter

När du sökt fram medlemmarna väljer du om du vill ha etiketterna sorterat efter postnummer eller efternamn i dropdownlistan ”Välj rapport” uppe till höger i sökresultatet. Klicka sedan på
PDF-ikonen.  

Mysoft RMS är anpassat för etiketter av märket ”Laseretikett 70×37,1 mm”. Antal etiketter tvärs över 3, antal etiketter ned 8.

E-post

Du kan skicka e-post till alla framsökta medlemmar som har en e-postadress genom att klicka på e-post-ikonen  e-postikon   uppe till vänster i sökresultatet.

OBS! Meddelandet skickas från medlemsystem@fub.se så skriv gärna i meddelandet vilken adress du vill att mottagaren kontaktar dig på.

Vill du skicka till en enstaka medlem väljer du e-post-ikonen till höger om personen i listan. Då använder du ditt egen e-postprogram.

Kombinera e-post och adressetiketter.

Vill du skicka e-post till alla som har e-postadress och endast ta fram adressetiketter till de som saknar e-post kan du göra det genom att först välja alla utan e-post i rutan med e-post och ta fram etiketter för dessa och sedan välja alla med e-post och mejla dessa.

 

Medlemsinformation

Sist i varje rad i sökresultatet finns en penna. Klicka på den för att se medlemmens uppgifter.

Här kan du se information om medlemmens:

  • Personuppgifter
  • Medlemskap
  • Fakturor
  • Eventuella familjemedlemmar

Klicka på förstoringsglaset i slutet av varje rad för att se mer information.

Klicka på pilen uppe till höger i rutan personuppgifter för att redigera medlemmens uppgifter.

Bild Personuppgifter

 

Förtroendevalda

Här kan du se och uppdatera styrelsens ledamöter och uppdrag.

Klicka på förstoringsglaset till höger om styrelsen eller sektionen.

 

För att avsluta ett uppdrag klickar du på pennan längst till höger om personen, väljer ett slutdatum i rutan Till datum och klickar på Spara.

 

För att tilldela en person ett uppdrag klickar du på Plustecknet uppe till höger i listan.

 

Sedan söker du fram personen, väljer uppdrag i dropdown- listan, anger från- och till datum. Avsluta med att spara.

OBS! De olika uppdragen används på olika nivåer i organisationen. Uppdragen innehåller antingen förening, län eller inre-ringen sektion.

För att undvika framtida problem är det viktigt att du säkerställer att du väljer rätt uppdrag till rätt organisationsnivå.

Senast uppdaterad:
torsdag 24 september 2020
Nyhet från www.fub.se
Nyhet från www.fub.se
Nyhet från www.fub.se
hehejNyhet från www.fub.se